« Ces archives ont été réunies par la famille, dans sa propriété de Charmois, après son départ de la petite ville d’Herbemont (aujourd’hui Herbeumont) dont elle est originaire. Herbemont, située dans les Ardennes belges, faisait partie de l’ancien comté de Chiny, qui a été vendu vers 1300 à la famille de Luxembourg. L’inventaire qui suit a été établi d’après les travaux d’analyse faits par André d’Herbemont [vers 1850] avec la collaboration de son ami Charles Lamy [propriétaire de l’ancien château de Mouzay], archiviste paléographe. A partir de 1904, ces derniers ont regroupé les documents dans des enveloppes comportant les résumés reproduits ci-après ». Guy d’Herbemont (décédé en juin 2006), 5 octobre 2005.

Cet ensemble a été recueilli par Guilly d’Herbemont qui l’a ensuite remis à Guy d’Herbemont. Vers 1970, à chaque enveloppe Guy d’Herbemont a associé un numéro de dossier de 0 à 852 suivant un ordre chronologique. Ces dossiers ont ensuite été rangés dans des boîtes selon leurs formats donc sans respecter la chronologie des documents ; ces boîtes ont aussi reçu un numéro, la cotation aux Archives départementales de la Meuse reprend ce numéro de boîte (la boîte 1 devient 149 J 1). On a donc deux inventaires : un par article en chronologique et un par boîte par format.

La plupart des pièces ont été scannées par les Établissements Jouve en 300 points par pouce. D’autres, notamment des lettres manuscrites, par Guy d’Herbemont. Le numéro de dossier, complété par un numéro de document a été reporté au crayon sur toutes les pages (environ 4000) afin de les rendre visibles sur les images scannées. La scannerisation a été précédée par une mise à plat en atmosphère contrôlée des parchemins, effectuée par Jouve. Une copie des images numériques est conservée aux Archives départementales de la Meuse dans la sous série 6 Num 1.